Löysitkö etsimäsi

Tiedotustilaisuuden järjestäminen ja tiedotteen laatiminen


Vaikka tiedottaminen on yksi seuratoiminnan avaintoiminnoista, kannattaa miettiä tarkkaan, kuinka muutenkin vähäisiä resursseja kohdistetaan erilaisiin tilaisuuksiin. Juniori- ja amatööriseuroissa kannattaa pyrkiä mahdollisimman suureen synergiaan tapahtumien suhteen. Kerro asioista silloin, kun vanhemmat, sidosryhmät ja ehkä tiedotusvälineet ovat joka tapauksessa tulossa paikalle.

Luonnollisesti seuran omat tapahtumat, kuten merkittävät turnaukset, kauden päättäjäiset ym. kannattaa hyödyntää mahdollisimman hyvin ulkoisen viestinnän kannalta. Mikäli seura on onnistunut kasvattamaan vaikkapa maajoukkuepelaajia, kannattaa heidän mainettaan ja nimeään (luonnollisesti lupaa vastaan) käyttää häpeämättä hyväksi. Kun seura saa muutaman veturin kerrankin vuodessa tulemaan oman kasvattajaseuransa tapahtumaan, luodaan aivan eri edellytykset median kiinnostukseen. Niin valitettavaa kuin se onkin, kasvatustyö tai junioriurheilu ei juuri kiinnosta mediaa. Tämä pitää vain hyväksyä ja kääntää voitoksi. Pyydä tilaisuuteen mukaan tietyn aseman pelaajana saavuttanut entinen seuran juniori, niin uutiskynnys madaltuu huomattavasti.

Esimerkki:
Urheiluseura oli täysin profiloitunut kasvattajaseuraksi. Miesten edustusjoukkue pelasi alasarjoissa, mutta juniorityö oli ollut jo vuosia menestyksekästä. Jopa niin menestyksekästä, että kymmenkunta seurassa jossain vaiheessa juniori-ikäisenä vaikuttanutta pelaajaa oli onnistunut luomaan merkittävän kansainvälisen uran.

Seura oli täyttämässä tasavuosia, ja heräsi ajatus koota seurassa pelanneet nykyiset huippupelaajat pelaamaan ottelu seuran tämän hetkisiä junioreja vastaan.

Tapahtuman ajankohdaksi valittiin kesäkuun alku, sillä lähes kaikki huippupelaajat olivat tuolloin käytettävissä ulkomaisten sarjojen loputtua. Seura kutsui tiedotusvälineiden edustajat tiedotustilaisuuteen, jossa käytiin perusteellisesti seuran historia läpi, haastateltiin johdetusti junioreja, huippupelaajia sekä kaupunginjohtoa.

Tämän jälkeen huiput kohtasivat nykyjuniorit lyhyessä ottelussa. Vasta ottelun jälkeen media päästettiin ”vapaasti” haastattelemaan huippupelaajia.

Seurassa oli hyväksytty se tosiseikka, että kasvattajaseuran juhlavuosi ei kiinnosta mediaa laajasti. Mutta kun siihen yhdistettiin mahdollisuus haastatella ulkomailla pelaavia ammattilaisia, oli median läsnäolo taattua. Media siis sai loppujen lopuksi sen mitä halusikin, mutta ”joutui” myös kuuntelemaan 30 minuuttia tärkeää asiaa seurasta ja suomalaisesta juniorityöstä. Tilaisuus oli menestys seuran kannalta, sillä saman illan jokaisen tv-kanavan jokaisessa urheilulähetyksessä oli juttu tilaisuudesta. Printtilehdistö lainasi suoraan tilaisuuteen laadittua tiedotetta, joten seuran viesti meni läpi paremmin kuin uskallettiin edes toivoa.


Edellä kuvattu tilanne on toki poikkeuksellinen, mutta osoittaa hyvin sen, kuinka pienellä suunnittelulla ja median ”hyväksikäytöllä” luodaan tilanne jossa kaikki osapuolet voittavat.

Normaalitilanteissa on usein hyödyllisempää keskittää resursseja ja työtä enemmän henkilökohtaiseen viestintään verkkosivujen, sähköpostin, uutiskirjeiden ja joskus myös yhteisöpalveluiden kautta. Jos uhraat päivätolkulla aikaa järjestääksesi tiedotus-tilaisuuden, johon saapuu 1-2 ihmistä, et kohdista resursseja oikein etkä palvele kenenkään etua. Usein täsmällisesti ja oikeisiin osoitteisiin lähetetty tiedote voi korvata tiedotustilaisuuden järjestämisen. Pidä kuitenkin huolta siitä, että tiedottaminen ei ole satunnaista. Totuta yhteisösi ja sidosryhmäsi säännöllisesti tapahtuvaan tiedottamiseen. Näin koko tiedottamisesta muodostuu automaatio.


Jaa: