Löysitkö etsimäsi

Keitä tiedotustilaisuuteen kutsutaan?

 
Kaiken lähtökohtana on kattava ja ajan tasalla oleva sähköpostiosoitteisto. Ei ole mitään syytä sulkea yhtään seuran toimintaan osallistuvaa tahoa perustiedotuksen ulkopuolelle.

Vanhemmat (junioriorganisaatioissa), yhteistyökumppanit, sekä tarvittavan arvovaltaiset puhujat tilaisuuteen ovat itsestäänselvyyksiä. Kun seura tiedottaa esimerkiksi tärkeistä strategisista linjauksista, on puheenjohtajan läsnäolo oleellista.

Millainen kutsu tiedotustilaisuuteen kannattaa lähettää?

Hyvä tiedotustilaisuus lähtee itse asiassa käyntiin kutsusta. Kerro kutsussa vain oleellinen. Itse tilaisuudessa on sitten aikaa syventäviin analyyseihin. Muista erityisesti seuraavat asiat:
  1. Missä ja koska tiedotustilaisuus järjestetään?
  2. Mitä aihetta tilaisuus käsittelee?
  3. Keitä tilaisuudessa on paikalla?
  4. Kuka antaa mahdollisia lisätietoja?
Lue kutsu läpi moneen kertaan. Anna se sen jälkeen kollegallesi luettavaksi ja lue kutsu sen jälkeen vielä kerran uudestaan. Sen jälkeen, kun olet painanut ”lähetä” - näppäintä, on mahdollisia virheitä kiusallista korjata korjatuilla sähköpostiviesteillä. Kiinnitä erityistä huomiota oikeakielisyyteen. Olet lähestymässä tiedotusvälineitä, ja kirjoitus- tai oikeakielisyysvirheet voivat luoda jo ennakkoon negatiivisen kuvan seurastasi – olisi tiedotettava asia kuinka positiivinen hyvänsä.

Mikäli katsotte seurassa, että tiedote on riittävä tapa viestiä informoitavasta asiasta, pidä tiedote ytimekkäänä. Laita pääpaino sille, mitä haluat sanoa. Kiinnitä erityistä huomiota otsikkoon. Hyväkin asia hautautuu toimittajan roskapostiin, mikäli otsikko on liian lavea tai mikä pahempaa, sisältää kirjoitusvirheitä.

Esimerkki kahdesta eri otsikosta, jotka molemmat otsikoivat tyttöjalkapalloilun tulevia junioriturnauksia:

Esimerkki 1
Seura järjestää junioriturnauksen lauantaina 22.9., johon on tulossa useita seuroja ympäri Suomea

Esimerkki 2
Maajoukkueen tulevat tähdet lauantaina Keskuskentällä!

Kumpikin otsikko pitää paikkansa, mutta kumman otsikon sinä klikkaisit auki tilanteessa, jolloin sinulle saapuu 50 - 100 eri tiedotetta päivässä?

Muista myös seuraavat seikat, kun lähetät tiedotteen sähköpostitse useammalle kuin yhdelle vastaanottajalle:
  1. Älä paljasta omia kontaktejasi kaikille vastaanottajille. Jokainen vastaanottaja ei halua välttämättä tulla yhdistetyksi kyseiseen vastaanottajajoukkoon tai tilaisuuteen. Kyse on sekä hienotunteisuudesta että vastaanottajan yksityisyyden varjelusta. Sitä paitsi yhteystiedot saattavat olla joillekin tahoille kauppatavaraa, eikä seuran kannata ehdoin tahdoin paljastaa kaikkia kontaktejaan.

  2. Lisää vastaanottajakenttiin vaikka seuran oma osoite, ja varsinaiset vastaanottajien osoitteet piilokopiokenttään. Näin vastaanottajalle tulee myös ”henkilökohtaisempi” tunne siitä, että lähestyt pelkästään häntä.

  3. Älä koskaan aliarvioi viestin vastaanottajia muka-hauskalla saatelauseella tai sisäpiirivitsillä. Pysy asiassa, niin sinuakin kohdellaan asiallisesti.
Esimerkkikutsu

Jalkapalloseura tiedottaa: KUTSU TIEDOTUSTILAISUUTEEN 14.3.2009

Jalkapalloseura järjestää tiedotustilaisuuden keskiviikkona 14.3.2009 klo 12.00 seuran klubitalolla (osoite: Palloseuranpolku 1, Harjumäki). Tilaisuudessa esitellään seuran naisten edustusjoukkueen uusi valmennusjohto sekä kerrotaan Jalkapalloseuran ja Harjumäen kunnan merkittävästä olosuhdeprojektista.

Paikalla tilaisuudessa ovat naisten edustusjoukkueen uusi päävalmentaja, seuran puheenjohtaja NN, sekä Harjumäen kunnan tekninen johtaja MM.

Tilaisuudessa on lounastarjoilu.

Tervetuloa!

Jalkapalloseura

Lisätiedot:
valmennuspäällikkö NN 020-020202, PP@jalkapalloseura.fi
puheenjohtaja NN 020-02020200, NN@jalkapalloseura.fi

Jaa: