Löysitkö etsimäsi

Työnjako seuran sisällä

 

Jokainen jalkapalloseura on jäsentensä näköinen. Se, mitä seura on, mitkä ovat seuran tavoitteet ja strategia, on päätetty yleensä yhteisesti. Ihannemaailmassa jokainen seuran toimintaan osallistuva pystyy kokemaan seuran tavoitteet ja toimintatavat omikseen. Todellisuus on usein toista, mutta avoimella ja pitkäjänteisellä viestinnällä pystymme madaltamaan erilaisia raja-aitoja, ehkä saamaan seuraan lisää tekijöitä ja sitouttamaan nykyisiä.

Jokaisen seuran tulisi päättää viestinnällinen työnjako: kuka ylipäätään ottaa vastuun siitä, että seura toimii aktiivisesti eri viestimissä sidosryhmiensä suuntaan? Ainakin seuraavat seikat kannattaa sopia seuran sisäisesti valmiiksi. Varsinkin kriisitilanteessa tämä on erittäin tärkeää. Miettikää, onko seuranne ottanut huomioon seuraavat viestinnälliset seikat:

  • Pelilliset asiat – kuka antaa lausunnot julkisuuteen?
  • Taloudelliset asiat – kuka antaa lausunnot julkisuuteen?
  • Päivittäinen viestintä, verkkosivujen päivittäminen – kuka vastaa?
  • Tiedotteiden laatiminen – kuka vastaa?
  • Tiedotustilaisuuksien järjestäminen – kuka vastaa?
  • Suhteet paikallislehdistöön – kuka vastaa?
  • Media-asioiden hoito kansallisesti kiinnostavissa tapahtumissa – kuka vastaa?
  • Kriisiviestintä – kuka vastaa? Miten?

POINTTI. Määritelkää seuran sisäinen työnjako viestinnässä, toisin sanoen luokaa seuraanne viestintäsuunnitelma erilaisia tilanteita varten. Kuka kommentoi tapahtumista julkisuuteen ja koska? Mitään valtiosalaisuuksia asiat eivät useinkaan ole, mutta pitämällä kiinni sovituista pelisäännöistä ja tiedotusaikatauluista seura antaa itsestään yhtenäisemmän ja ammattitaitoisemman kuvan. Kukaan seuran toiminnassa mukana oleva henkilö ei saa olla suuremmassa roolissa kuin seura.

SEURAN ETU ON AINA TÄRKEIN, EI YKSITTÄISEN HENKILÖN.


Esimerkki:

Seura oli asettanut itselleen tavoitteen olla seutukuntansa jäsenmääräisesti suurin junioriseura vuoteen 2010 mennessä. Seuralla oli hyvä maine kasvattajana, ja lähes jokainen paikkakunnan asukas edusti seuraa jossain vaiheessa elämäänsä. Seura oli merkittävä liikuttaja, ja yhteistyö kunnan kanssa oli sujunut suotuisissa merkeissä. Strategia ja tavoitteet oli yhteisesti päätetty ja niihin sitouduttu.

Seuran hallitus oli tehnyt päätöksen tasoryhmien muodostamisesta, jolloin kaikille pelaajille ei ehkä välttämättä tulisi yhtä suurta vastuuta ykkösjoukkueiden ringissä aikaisempaan verrattuna. Kaikille junioreille oli kuitenkin luvassa enemmän aikaa jalkapallon parissa ja jokaista pystyttäisiin kehittämään kokonaisvaltaisemmin heidän taitojensa mukaisessa valmennuksessa. Muutosprosessia vetämään päätettiin palkata toinen päätoiminen juniorivalmentaja. Seuran hallitus päätti järjestää näistä - periaatteessa positiivisista - asioista infotilaisuuden, johon kutsuttiin junioreitten vanhemmat, paikallislehden toimittaja sekä kunnan edustaja. Tilaisuus päätettiin pitää kahden viikon kuluttua hallituksen kokouksesta.

Seuran puheenjohtaja (joka oli myös merkittävä ilmoittaja paikallislehdessä yrityksensä kautta) tapasi infotilaisuutta edeltävällä viikolla paikallislehden päätoimittajan yritystoimintaan liittyvässä tilaisuudessa. Viikonlopun paikallislehdessä olikin tämän tapaamisen seurauksena päätoimittajan kolumni, jossa kerrottiin seuran alkavan jaotella pelaajiaan taitotason perusteella. Kolumnissa kuitenkin unohdettiin mainita se, että uudella järjestelyllä jokainen pelaaja saisi parempaa valmennusta, eikä yhdeltäkään juniorilta suljettaisi ovia mihinkään joukkueeseen.

Tästä uutisoinnista jopa hieman tuohtuneena seuran nykyinen junioripäällikkö kirjoitti lehden verkkosivuille vastineen, jossa yritti selvittää asiaa. Palaute vanhemmilta (jotka suurelta osin toivat myös päärahoituksen seuraan) oli ristiriitaista: ”Eikö minun tyttöni/poikani enää kelpaakaan joukkueeseen? Talkootyö ja firman mainosrahat kyllä kelpaavat jne…”

Kun infotilaisuus viikon päästä koitti, oli tunnelma jo etukäteen lievästi sanottuna latautunut. Ristiriitaista ja osin väärääkin tietoa oli puhuttu seuran toimijoiden taholta niin monelle eri taholle, että kokonaisuudessaan positiivinen asia oli vääristynyt matkalla moneen kertaan. Itse tilaisuudesta kului yli tunti erilaiseen kiistelyyn siitä, mikä on järkevää ja kuinka tulevat muutokset ovat uhkana koko seuralle ja juniorityölle. Loppujen lopuksi jo tehdyt ratkaisut otettiin uudestaan esille seuraavassa hallituksen kokouksessa, ja osasta uudistuksia luovuttiin.

Lopputulos oli, että itse lajin kehitys paikkakunnalla kärsi, toisen päätoimisen junioripäällikön palkkaaminen viivästyi lähes vuodella ja joukkueiden jäsenmäärät tippuivat. Eivät dramaattisesti, mutta varsinkin siinä ryhmässä, joiden taidot eivät vielä olleet aivan muiden samanikäisten tasolla.


Hyvä asia kääntyi siis summittaisen ja epätarkan viestinnän vuoksi lähes päälaelleen. Oikein suunniteltuna ja toteutettuna viestintä olisi voitu tehdä seuraavasti:

  1. Päätöksenteko hallituksessa
  2. Päätetään nopeasta tiedotusaikataulusta
  3. Laaditaan yhteisesti hyväksytty tiedote.
  4. Päättävät henkilöt eivät kommentoi asiaa ennen tiedotustilaisuutta.
  5. Voidaan kertoa asiasta paikallislehdelle siten, että se saa aineiston käsiinsä ennakkoon, mutta julkaisu vasta tilaisuutta seuraavana päivänä.
  6. Tuodaan positiiviset asiat esiin, koska koko aihe on positiivinen ja kehittää jalkapalloilua 7. kokonaisuuden kannalta. Esiinnytään yhtenäisesti, koko hallitus
  7. Lähetetään tiedote vanhemmille ja sidosryhmille, jossa vielä kootusti positiiviset asiat juniorikasvatuksen kannalta.
  8. Täsmennetään sitä, että mikään ei välttämättä muutu yhdenkään lapsen kohdalla, vaan tällä päätöksellä lapsilla on enemmän valinnanvaraa harrastuksensa parissa.

Jaa: